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Antecipar ou não as compras de suprimentos de escritório? Dicas para uma gestão eficiente

Antecipar ou não as compras de suprimentos de escritório? Dicas para uma gestão eficiente

Um bom líder sabe que para manter uma gestão eficiente, precisa não apenas possuir habilidades que o faça gerenciar muito bem sua equipe, mas também ter um feeling apurado para todas as outras áreas do ambiente de trabalho. E nenhuma delas afeta tão diretamente quanto os suprimentos de escritório.

Pensar sobre a hora certa de comprar e reabastecer os materiais do escritório parece ser mais simples do que parece. À primeira vista, parece algo intuitivo: se algo está acabando, é hora de repor. Nem sempre essa estratégia funciona, e quanto mais nos atentamos a esse ponto, mais notamos a importância do planejamento de compras.


Por que criar um planejamento de compras para meus suprimentos de escritório?

O motivo é simples: organização. E organização economiza tempo e dinheiro. Não é difícil encontrarmos empresas que não dedicam quase nenhuma atenção e nenhum responsável específico para a compra de material de escritório, sem padronização ou regras e o único critério é o “acabou, comprou”; ou onde o gestor abre o bolso e antecipa todas as possíveis compras que terá nos próximos meses. Pode parecer mais fácil e mais rápido, mas essa maneira de abastecer o escritório pode causar prejuízos, até mesmo resultar em comprar de produtos iguais ou desnecessários, gastando tempo e dinheiro à toa.

Um bom líder repara, então, que a instauração de um planejamento de compras centrado em uma pessoa ou equipe própria otimiza o processo, economizando recursos. A padronização aumenta a credibilidade e confiança da empresa tanto junto aos funcionários quanto aos fornecedores, e evita até mesmo possíveis atividades ilícitas.

Mas como organizar um bom planejamento de compras para os suprimentos do meu escritório? Confira abaixo algumas dicas.


7 dicas para organizar

1. Defina uma equipe

O trabalho é mais rápido quando existe uma pessoa ou uma equipe responsável. Assim, há alguém para se reportar e para responder com assertividade às necessidades da equipe geral.

2. Faça um levantamento

É importante definir a frequência de compras e o que deve ser comprado quando falamos de suprimentos de escritório. A maneira mais simples de se fazer isso é analisando os pedidos do ano anterior: qual foi a frequência de compra do produto x? E do suprimento y? E assim por diante.

Conversar com os funcionários e sempre receber feedbacks também é uma estratégia importante. Lembre-se de que você (ou o responsável escolhido) dará conta de tudo: do galão de água ao computador. O ideal é que esse levantamento seja feito uma vez e, a partir dele, se alinhe um plano de compras para o ano inteiro. Mas é o responsável e o tamanho da empresa que ditam a periodicidade.

3. Padronize os pedidos

Ainda que exista uma periodicidade para as compras de suprimentos de escritório, imprevistos acontecem. Uma gestão eficiente deve estar preparada para isso. Então, nada melhor do que padronizar os pedidos sazonais de materiais num único lugar. Uma boa dica é criar uma tabela de acesso geral onde os próprios funcionários podem incluir os itens necessários para o trabalho diário, respondendo algumas questões como nível de prioridade ou urgência, quantidade, entre outros elementos que irão te ajudar a mensurar o quanto o pedido é emergencial ou não.

4. Cote os preços

Uma gestão eficiente pensa duas vezes antes de comprar de primeira, pois ninguém quer perder dinheiro.

Dessa forma, realize cotações em diversos fornecedores e selecione os de confiança que possuam os preços que sua empresa pode pagar.

5. Analise o custo x benefício

Economizar é interessante, mas o exagero pode ser perigoso. Não vale a pena adquirir um produto de baixa qualidade só por ser mais barato. As possibilidades dele ser reposto são altas e, nesse caso, o escritório arcaria com duas compras. Sempre verifique os custos, mas nunca deixe de lado os benefícios e a qualidade. Encontrar um ponto de equilíbrio nessa etapa é fundamental.

6. Gestão de fornecedores

Tente, se possível, manter o mesmo fornecedor e fazer anotações constantes sobre os mesmos durante todo o processo de encomenda e recebimento dos materiais de escritório. Manter uma planilha atualizada sobre a opinião de cada fornecedor pode ser importante para saber, no futuro, onde você pode e deve comprar, e onde seria melhor evitar.

7. Analise e acompanhe os resultados

Criar todo o planejamento e não acompanhar os resultados é contraditório. Assim, fique sempre de olho nos resultados e em como as diretrizes do planejamento de compras afetam o dia a dia.

Fazer comparativos entre o quanto foi gasto no mês ou no ano sem planejamento e pós - planejamento também pode mostrar o quanto sua empresa economizou com as novas diretrizes.


Agora que você já conhece os sete passos para gerir as comprar, que tal fazer um orçamento para os suprimentos do seu escritório? A Espacial tem tudo o que você precisa com as melhores condições. Fale com uma das nossas vendedoras!

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