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Abrir um negócio pode ser um dos momentos mais marcantes da nossa vida e nem todas as preocupações envolvidas nesse processo mudam isso. Mesmo assim, é importante manter uma lista de prioridades e incluir a pesquisa de materiais de escritório entre os tópicos que merecem sua atenção para se equipar gastando pouco.

Os preços de material de escritório necessário para sua estação de trabalho requerem uma constante análise, já que precisam ser renovados para que o dia a dia profissional flua sem interrupções que poderiam ser evitadas. Uma boa dica é pensar nos materiais que você precisa repôr separando-os por frequência: os que precisam ser adquiridos mensalmente, outros podem ser bimestrais, outros semestrais, etc.

Orçamento apertado? Otimize o espaço!

Nem sempre a gente dispõe de todo o montante financeiro que gostaríamos. Nesse momento, algumas otimizações podem ajudar.

Quer que toda a equipe esteja na mesma página, mas não pode gastar com uma agenda por funcionário? Torne o ambiente mais dinâmico com quadros coletivos, isso garante que as informações necessárias estejam a disposição de todos. Além disso, pode tornar o ambiente mais amistoso, caso as equipes se engajem em uma ou outra dinâmica de grupo ou brincadeira, e confere um ar mais moderno ao espaço. E tudo isso gastando pouco.

Se o seu negócio trabalha bastante com criações coletivas, pense também em comprar cavaletes de madeira ou flip charts. Essas ferramentas facilitam a visualização das ideias compartilhadas pelos profissionais do seu espaço de trabalho.

Saiba reaproveitar

Ao abrir um negócio é importante considerar quais gastos você pode cortar. Os móveis de um ambiente de trabalho, por exemplo, podem muito bem ser reaproveitados, então vale considerar aquela garimpada na mobília de casa ou em lojas dedicadas à venda de móveis usados, por exemplo.

Assim você economiza um dinheiro que pode ser melhor aproveitado com o que vai encher as mesas e as paredes do seu local de trabalho. Ou seja, consegue comprar mais e se preocupa menos com os preços de material de escritório.

Decoração personalizada

O material de escritório te ajuda a ter um dia mais fluido e produtivo. Mas não pense que essa é a única função desses itens tão necessários na jornada de trabalho.

Alguns produtos, quando usados com criatividade, podem tornar-se decorativos também. Post-its, por exemplo, são muito desejados para essa finalidade.

Mas outros produtos, como caixas organizadoras, também podem se tornar agradáveis aos olhos com facilidade. Basta ter criatividade e saber harmonizar as cores para deixar seu negócio mais interessante visualmente gastando pouco.

Saiba com quem contar

Os itens de escritório precisam ser repostos com certa frequência, como já falamos. E pra isso você precisa de um fornecedor que te ajude nessa tarefa. É o caso da Espacial, que te auxilia na hora de definir a quantidade de produtos necessários de acordo com o tamanho da sua equipe e de acordo com a periodicidade que você precisa, com preços de material que sempre valem a pena!

Empresas sustentáveis que praticam o ato de separar o lixo reciclável do orgânico no ambiente interno, tendem a dar preferência à aquisição de produtos de marcas sustentáveis que se preocupam com o meio ambiente.

Embora algumas pessoas tenham receio de adotar produtos reciclados, por exemplo, as fabricantes garantem que os produtos sustentáveis, além de ajudarem o meio ambiente, são tão bons quanto os itens feitos à base de resina.

Os benefícios do uso das marcas sustentáveis para o planeta começa muito antes dos produtos chegarem ao seu escritório. A produção geral desses itens tem certificados que estabelecem normas, como usar apenas madeiras de florestas ecologicamente corretas, por exemplo.

Seja mais sustentável

Há um certo receio de alguns profissionais quanto ao material reciclável, porém, o uso diário, além de beneficiar o seu ambiente de trabalho, evita que 20 árvores sejam derrubadas para a produção de 1 tonelada de papel.

Embora algumas empresas não tenham de fato uma linha dedicada à sustentabilidade, toda a produção segue rigorosamente as leis ambientais, como a economia de água, luz e o mínimo de emissão de poluentes. Isso garante que você tenha em mãos um produto que não tenha agredido a natureza durante o processo de fabricação

Pensando em ajudar você a escolher sempre as melhores marcas sustentáveis, a Espacial montou uma lista de empresas que trabalham em conjunto com o meio ambiente.

Suzano Report

A produção de papéis da Suzano Report começou a ser feita em 1982. Ela faz parte do seleto grupo de empresas sustentáveis signatária do Pacto Global , uma iniciativa das Organizações das Nações Unidas (ONU) para trabalhar em cima de diversos princípios, entre eles, o meio ambiente.

Dentre os produtos sustentáveis da empresa, destaca-se o Suzano Report Reciclato, que pode ser encontrado no site da Espacial. De acordo com a companhia, sua composição é de 25% de aparas (resíduos) pós-consumo e 75% vindos do pré-consumo, tornando-o um produto 100% reciclável e ideal para o uso no dia a dia.

Faber Castell

Inaugurada em 1761, A Faber Castell é uma das maiores e mais antigas fabricantes de material de escritório do mundo. Assim como outras companhias, ela viu a necessidade de seguir a linha da sustentabilidade. A própria empresa faz o cultivo da madeira para a produção de alguns produtos.

BIC

A BIC teve suas atividades iniciadas em 1945, e assim como outras empresas sustentáveis do ramo, passou a se adequar para ampliar os negócios e atingir os consumidores que lutam a favor do meio ambiente. A produção dos itens é feita através de fábricas que operam de forma responsável, economizando também no consumo de água (24%), energia (85%) e lixo não reciclado (13%).

Tilibra

A empresa, nascida em 1920, aderiu a sustentabilidade como uma forma de tornar sua produção a mais limpa possível. Em 2006, por exemplo, a companhia instalou sua própria Estação de Tratamento de Efluentes, mais conhecida como ETE, na cidade de Bauru, em São Paulo.

Todos os produtos vêm de fornecedores escolhidos de forma criteriosa e que atendem os requisitos de qualidade gerados pela ISO 140001. Além disso, a fabricação do papel é feita de florestas que foram gerenciadas de forma ambientalmente correta.

Começar um negócio pode não ser fácil. A lista de material de escritório, além da decoração e reforma, pode acabar tomando muito de seu tempo e causando dor de cabeça se as coisas não forem bem planejadas.

Um dos motivos que leva a ideia inicial para longe do planejado, é a falta de organização das compras principais. Em um escritório, por exemplo, itens como computadores, mouses, teclados, canetas e até mesmo relógios, tornam-se essenciais para que você dê o “start” nas atividades de sua empresa.

Para ajudá-lo nessa nova fase corporativa, a Espacial montou uma lista dos principais materiais de escritório para você começar um negócio.

Teclados e mouses

Teclados e mouses formam uma das principais duplas em uma lista de material de escritório de alguém que quer começar um negócio. Mesmo que você possua apenas notebooks, adquirir esses itens melhoram a dinâmica no trabalho, tendo em vista que ambos tornam o ambiente digital mais ágil e eficiente.

Na Espacial, por exemplo, você encontra diversos mouses e teclados em diferentes modelos, do mais ágil ao confortável, ou os dois.

Impressoras

A impressora faz parte da lista de material de escritório indispensável para o seu negócio. Embora o âmbito digital sirva para salvar todo e qualquer documento, alguns necessitam de uma cópia física para futuras eventualidades. Caso precise de cartuchos ou toners de tinta extra, a Espacial garante os melhores preços para você não extrapolar o orçamento inicial.

Organizadores

Sabe aqueles papéis impressos que você está mantendo embaixo do teclado do computador por falta de um organizador? Embora não pareça importante à primeira instância, o organizador torna-se essencial para você organizar aquela lista de fornecedores ou equipamentos que precisam de ajustes. A Espacial tem os melhores produtos para te ajudar na organização do seu negócio, sejam eles em acrílico ou madeira.

Post-its

Quem quer começar um negócio, não pode deixar os famosos bloquinhos auto-adesivos de fora dos materiais de escritório. Eles ajudam e muito na hora de deixar um lembrete no PC ou na mesa, evitando que você se atrase com alguma demanda importante. Na Espacial você encontra diversos modelos de post-its para todas as ocasiões.

Estabilizador

Para evitar futuras dores de cabeça, é recomendável que você tenha um estabilizador para os equipamentos mais essenciais, como os desktops, por exemplo. Esse produto você também pode facilmente encontrar na Espacial, que dispõe dos melhores preços e prazos de entrega.

Fragmentadoras de papel

Por fim, temos as fragmentadoras, itens que trituram os papéis descartados. Caso você queira ter a certeza de que seus documentos não serão usados por terceiros, este produto torna-se indispensável na hora de começar um negócio e pode ser encontrado na Espacial.

Você já parou para pensar quanto custa ter um escritório? Muitas vezes, ao montarmos nosso próprio local de trabalho, esquecemos que os gastos vão muito além da compra de objetos de decoração e reforma. Nos novos negócios, também é preciso ficar atento ao preço de material de escritório para o dia a dia.

Os gastos podem extrapolar o orçamento se não souber exatamente o que comprar. Às vezes, devido a correria do ambiente de trabalho, você acaba deixando tudo para a última hora e, já sabe, o preço vai lá pra cima.

E é comprovado por pesquisas do segmento que o consumidor tende a gastar mais quando as compras são feitas de última hora. Então, para evitar possíveis oscilações no preço de materiais de escritório e reduzir o custo, a Espacial monta sua lista de material de escritório com os melhores preços, fugido daquela extrapolada no limite final.

Outro ponto a ser considerado para as compras de material de escritório é a subutilização de alguns itens como canetas, grampeadores, suportes e pastas, que podem acabar sendo usados como guarda-rascunho ou apoiadores de papel se não tiverem uma finalidade específica. Isso acaba dando desfalque na quantidade de produtos adquiridos para determinadas ocasiões.

Quer uma ajuda? Veja estas e outras dicas abaixo para montar com precisão a lista de material de escritório para 2019:

Tenha uma lista bem organizada

Nós já mencionamos como a Espacial pode ajudar você com sua lista de material de escritório, porém, não dissemos como isso é feito. Para manter a organização do seu negócio e não fugir das suas necessidades, nós primeiro analisamos seu perfil e, com base nas informações coletadas, elaboramos o orçamento mais compatível com o seu bolso.

Além da lista mensal de materiais, temos também um planejamento para até um ano de suprimentos para escritório. Caso você esteja preocupado com o excesso (ou a falta) de itens, esta opção acaba sendo a mais apropriada, evitando assim futuros transtornos.

Claro que nem sempre há como seguir uma lista de compras pré-definida, tendo em vista que há imprevistos, como por exemplo, uma lata de lixo quebrada ou um suporte trincado. Além disso, há outros fatores que podem influenciar nos custos da empresa, como o uso demasiado da impressora para fins pessoais

Outro ponto importante ao adquirir itens fora da sua lista, está na quantidade necessária. Ao comprar produtos extras, é preciso saber exatamente quantos serão utilizados e quais serão seus fins. Comprar apenas por “garantia” não é a melhor das saídas, principalmente se você estiver reduzindo os custos da empresa.

Tenha mais com a Espacial

O preço de material de escritório pode oscilar muito durante certas épocas. Além disso, ter apenas uma opção de material pode prejudicar sua lista de fim de ano. Tendo isso em vista, a Espacial também garante mais diversidade para seu ambiente de trabalho, como produtos ecológicos, por exemplo.

Aderir à sustentabilidade é uma das necessidades do universo corporativo nos dias de hoje. A preservação do meio ambiente é uma preocupação global, bem como o combate ao desperdício, que com a devida instrução, acaba sendo adotada na rotina do indivíduo. Para os negócios, isso também diz respeito aos rumos que uma empresa deve tomar para tratar o problema.

Embora a criação de uma lista de material de escritório ecológico seja uma saída para promover a sustentabilidade em seu ambiente de trabalho, ela acaba não sendo o suficiente. O hábito diário dos colaboradores é tão importante quanto os produtos que você usa, e para que o sistema interno funcione, é preciso que toda a equipe esteja alinhada com a ideia.

Para ajudar a tornar seu escritório cada vez mais sustentável, daremos algumas dicas de como você pode poupar a natureza usando as sugestões e produtos da Espacial.

Use papel de forma consciente

Como falamos anteriormente, criar uma lista de material de escritório com marcas sustentáveis não é o suficiente, mas pode ser o primeiro passo para uma mudança na rotina. O papel sulfite reciclável, por exemplo, é um item comum do dia a dia de trabalho e pode ser encontrado no site da Espacial. Ao utilizá-lo, você não só ajuda o meio ambiente, como também passa o exemplo para os colaboradores, reforçando o objetivo de tornar a empresa cada vez mais sustentável.

Embora o uso de papel reciclável seja uma das opções, o material pode acabar não agradando os usuários. Para este perfil, recomendamos que a utilização do papel sulfite convencional não seja interrompida. Porém, para que o alinhamento entre a sustentabilidade e empresa não seja interrompida, será preciso usá-lo de forma consciente. Recomendamos, por exemplo, que os dois lados de uma folha sejam usadas para impressões básicas, bem como reaproveitar folhas rasgadas para rascunhos e anotações.

Separe o lixo

A ideia de separar os descartes no escritório não é incomum. Hoje, tendo em vista que a maioria das empresas possuem contato com a ideia de sustentabilidade, é completamente normal que hajam latas de lixo para coleta seletiva. Porém, o fato delas estarem distantes de seus colaboradores, pode ser usado como desculpa para misturar os resíduos ao jogá-los na lata mais próxima.

Para amenizar o problema de descarte em locais errados, é recomendável que cada um dos colaboradores tenha sua própria lata de lixo para resíduos recicláveis, por exemplo. Além de melhorar o desempenho da equipe, evitando que eles se levantem a todo instante da estação de trabalho, os mesmos recebem uma reeducação sobre o ato de preservar e reciclar.

Caso sua companhia esteja montando uma lista de material de escritório para este fim, saiba que a Espacial conta com uma linha específica de latas de lixo de todos os tamanhos.

Tenha plantas no escritório

A preservação do meio ambiente vai muito além das marcas sustentáveis. Segundo uma pesquisa realizada na universidade de Queensland, na Austrália, um escritório com plantas pode aumentar a produtividade de seus colaboradores em até 15%.

Pensando na melhora de desempenho e qualidade de vida de seus colaboradores, a ideia de se ter plantas ou até mesmo um pequeno jardim no escritório, torna-se válido. Além disso, alguns dos resíduos orgânicos que você separa (dedique uma pequena lata de lixo para isso) para descarte, podem ser usados como adubo natural.

Um ambiente de trabalho produtivo envolve vários fatores. Desde a relação entre os funcionários até o estabelecimento das funções de cada um vai influenciar no quanto sua equipe rende. Mas um fator que por vezes é esquecido e tem papel decisivo na eficiência da equipe é tomar a atitude de organizar o escritório.

Qual a importância de organizar o escritório?

O espaço de trabalho revela muito sobre a forma como uma empresa atua e pode afetar o foco de qualquer funcionário, pra melhor ou não. Prestar atenção nos espaços em que estamos inseridos é um comportamento típico de qualquer pessoa, por isso quando nos deparamos com um local caótico, cheio de materiais de escritório espalhados, fica muito mais fácil dos nossos olhos nos traírem e chamarem nossa atenção para todas as pequenas desorganizações.

Faça uma decoração funcional

Melhorar a estética da sua estação de trabalho é um passo inicial para organizar o escritório. Além de evitar acumular materiais de escritório que não estão em uso na sua mesa, é importante achar o equilíbrio entre estética e funcionalidade, então a dica é procurar itens que você realmente precise no seu dia a dia de trabalho e que sejam visualmente agradáveis. Assim você consegue unir o útil ao agradável.

Não esqueça das paredes

Outra forma de mesclar eficiência e decoração é não esquecer das superfícies verticais. Na loja da Espacial tem vários quadros que você pode distribuir de forma harmônica pelas paredes do seu local de trabalho. Isso cria um ambiente mais dinâmico e organizado “dos pés à cabeça”.

Organização não se faz individualmente

Ninguém trabalha totalmente sozinho, isso é fato. Uma hora ou outra todo profissional se vê dependendo do trabalho de um colega para dar continuidade às suas atividades. Na hora de organizar o escritório isso não é diferente. Estímulos para que todas as equipes se envolvam na construção de um ambiente de trabalho produtivo são primordiais.

Uma possibilidade fácil de ser realizada é a distribuição de materiais de escritório indispensáveis à organização. Presentear o time com pranchetas, caixas organizadoras e agendas pode ser um pontapé inicial e para a compra de todos estes itens você pode contar com a Espacial, que fica ainda mais simples!

Crie hábitos

Manter a organização é tão importante quanto estabelecê-la pela primeira vez. Para isso, é importante que exista um esforço mútuo para que a harmonia no espaço de trabalho seja constante. Os produtos que indicamos no tópico anterior também devem ajudar nesta etapa, já que ter materiais de escritório próprios para a organização sempre à vista pode estimular a equipe a estabelecer uma rotina organizacional.

Lembre que as coisas têm nome

Encontrar rapidamente os objetos e documentos do seu escritório é um passo necessário para a criação de um ambiente de trabalho produtivo. As caixas organizadoras facilitam muito o armazenamento de papéis e materiais de escritório, mas para que sua equipe não perca cinco minutos aqui ou dez minutos ali procurando alguma coisa, não esqueça de visitar a loja da Espacial e comprar fitas rotuladoras ou as tradicionais etiquetas. O tempo economizado com a facilidade de encontrar o que precisa pode se mostrar muito mais expressivo do que imaginamos!

Conte com a Espacial

A Espacial tem tudo o que seu escritório precisa para ser um ambiente leve e prático. Tá na dúvida sobre a quantidade ideal? A gente pode te ajudar com uma lista feita na medida para sua empresa!

Uma empresa precisa de todos os setores funcionando em harmonia, como engrenagens, perfeitamente encaixadas e alinhadas para que o cliente esteja sempre satisfeito. E estamos sempre buscando como aumentar a produtividade de todos os setores, mas alguns itens são essenciais para que tudo isso funcione e talvez as pessoas nem se deem conta, como os materiais de escritório.

Se não tem papel para reposição na impressora, cartucho e carimbo, por exemplo, uma negociação importante pode atrasar ou nem acontecer. Você tem alguém à frente dessa tarefa na sua empresa? Está tudo funcionando por lá como deveria?

Para ajudar a organizar o setor de compras da sua empresa e não perder mais tempo com falta de planejamento, listamos algumas coisas que você pode implementar e orientar na equipe.

Faça um bom planejamento estratégico

Para saber como aumentar a produtividade e ter um bom direcionamento do setor de compras, é preciso ter o mínimo de planejamento. Às vezes, para que os materiais de escritório sejam repostos, é preciso que o colaborador inclua entre as suas tarefas avisar o responsável pela reposição.

É possível também rever se a compra está sendo feita em quantidade adequada para a demanda. Se está faltando várias vezes ao mês, o ideal é aumentar a quantidade na compra mensal e, assim, perder menos tempo se preocupando com isso. A Espacial pode ajudar você a fazer esse cálculo a partir do número de funcionários da empresa, fale com um de nossos especialistas.

Use ferramentas de gestão e planilhas

Caso você ainda tenha dúvidas em como aumentar a produtividade, é interessante que você faça uso de ferramentas de gestão. Algumas são bem intuitivas e com versões online gratuitas, como o Trello.

Quando você utiliza esses quadros, existe a possibilidade da criação de um fluxo de trabalho mais estável e dinâmico. Uma de suas utilidades é poder segmentar as necessidades dos produtos, se são recorrentes ou não. Desta forma, você terá um acesso rápido à lista dos itens mensais, deixando os mais inativos em outra área.

Com a ajuda da segmentação dentro do Trello, você também pode separar as atividade em a fazer, fazendo e feito. Além da ordem de fluxo, é possível fazer uma separação por prioridades, deixando as atividades com selos de urgente, intermediário ou normal. Esse recurso permite agilizar o processo e economiza o tempo do setor de compras.

Incentive a organização na equipe

Com uma mesa organizada, fica mais fácil de identificar o que está acabando e o que ainda tem em estoque. Isso pode ser conversado e incentivado nas demais áreas da empresa, uma vez que afeta o resultado e a produtividade de todos.

Para que o setor de compras não se sobrecarregue e acabe tendo suas tarefas adiadas e/ou interrompidas, é interessante que cada área se responsabilize pela cobrança dos materiais de escritório. Separar um dia do mês para verificar quais itens estão faltando é um bom método para tornar o tempo mais produtivo.

Procure lojas parceiras e atualizadas com o mercado

Ter opções sustentáveis, econômicas e até pacotes com vantagens e descontos é maravilhoso - e também aumenta a produtividade do setor de compras se não precisarem ficar procurando e cotando os melhores preços. Aqui na Espacial, nossos vendedores estão sempre em contato com os clientes para avisar de lançamentos, descontos e vantagens que facilitam a sua vida.